Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rentsi vuokravälitys Oy LKV

Y-tunnus 2998529-6
Onkapannu 2 40700 Jyväskylä

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tero Tupamäki

040 755 7841
tero@rentsi.fi

3. Rekisterin nimi

Rentsi vuokravälitys-asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa; toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa; sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa; asiakkaan antamaan markkinointilupaan perustuva suhde, jonka tarkoituksena on mm. monikanavainen markkinointiviestintä asiakkaalle esim. sähköpostitse, verkossa, telemarkkinointina tai postitse.
Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
• laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
• mainonnan kohdentaminen (Google Ads, Facebook ja Linkedin)
• palveluita koskeva analysointi ja tilastointi (Google Analytics)
• asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
• markkinoinnin ja mainonnan (mm. sähköpostitse tapahtuvan) sisällön kohdentaminen asiakkaan antamien tietojen ja käyttäytymisen mukaan
• palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Säilytämme tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Esimerkiksi tuntemistietojasi säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen, ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään pääsääntöisesti kuusi kuukautta tietojen keräämisestä. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Kehotamme sinua kuitenkin aika ajoin tarkastamaan tietojesi ajantasaisuuden. Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Evästeet

Evästeet eli ”keksit” (eng. cookies) ovat lyhyitä tekstitiedostoja, joita tallentuu käyttäjän koneelle eri sivustoilla vieraillessaan. Kun käyttäjä vierailee uudestaan kyseisellä verkkosivulla, voidaan hänelle tarjota esimerkiksi yksilöityä sisältöä tai välttää ärsyttämästä kävijää uudelleen evästeilmoituksella. Evästeet siis auttavat verkkosivua muistamaan sinut. Käytämme sivustollamme seuraavia evästeitä: Google Analytics: Sivustollamme käytämme Google Analytics -evästeitä. Näiden evästeiden avulla keräämme tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. Vierailujen lukumäärät, selaimen tekniset tiedot). Evästeet eivät kerää henkilökohtaisia tunnistetietoja joiden avulla käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Lisätietoja Google Analyticsin tietosuojasta Voit halutessasi estää Google Analytics -evästeiden toiminnan selaimessasi Googlen oman selainlaajennuksen avulla: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en=GB

Käytämme evästeitä myös mainonnan kohdentamiseen ja seuraamiseen Facebookin ja Linkedinin mainosalustoilla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Luovutamme tietojasi lain sallimissa puitteissa Rentsin sisällä sekä samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvalle yritykselle tai yhteisölle asiakaspalvelua, asiakassuhteen hoitamista ja markkinointia varten.

Rentsi vuokravälitys Oy LKV käyttää alihankkijoita palvelujen tuottamisessa ja luovuttaa henkilötietoja mm. viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti EU:n ja ETA:n sisällä. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).